[Interviu Club IT&C] Ionut Toader, Relevance Management: Business Intelligence nu e ceva abstract, ci direct utilizabil zi de zi.

Instrumentele Business Intelligence (BI) pot fi extrem de benefice pentru o organizaţie prin furnizarea de informaţii relevante, însă greşelile banale comise pot afecta frecvent eficacitatea lor şi le pot face inutile. Despre BI și motivele care pot duce la eșuarea ei am discutat cu Ionuț Toader, Managing Partner al Relevance Management, companiei specializată în implementarea soluțiilor de Business Intelligence și Data Management.

Ionuț Toader: Soluțiile Business Intelligence sunt privite, de cele mai multe ori, ca având un efect pozitiv în cadrul unei organizații, oricare ar fi aceasta. Dar este total eronat să aștepți ca implementarea soluției BI să rezolve problemele de business. Cu alte cuvinte, nu e suficient să-ți permiți să cumperi o mașină de Formula 1, ca să devii cel mai bun șofer. Înainte de tehnologie, să ne uităm la oameni! Oamenii sunt cei care stabilesc procesele de business din organizație, prioritățile, indicatorii ce vor fi urmăriți și și tot ei sunt cei care iau decizii. În ecuația implementări unei soluții Business Intelligence avem oamenii din partea organizației client, oamenii furnizorului și, la mijloc, soluția software BI. Atunci când experiența, entuziasmul și pasiunea celor două echipe se potrivesc cu facilitățile oferite de software, soluția de Business Intelligence va avea succes.
Acea soluție BI se va integra cu ușurință în activitatea zilnică a oamenilor, le va oferi noi oportunități de creștere și îi va sprijini în mod real să ia deciziile corecte, mai repede decât înainte.

Ionut Toader, Managing Partner, Relevance Management

Club IT&C: Comparativ cu proiectele IT tradiţionale, Business Intelligence ar trebui considerat un proiect singular?
Ionuț Toader: Nicidecum. Proiectele Business Intelligence nu au cum să fie singulare. Cine le privește așa, își limitează singur oportunitățile de creștere! Este ușor de constatat pentru organizațiile care implementează o soluție BI sau mai multe, că efectele se vor vedea relativ repede, uneori chiar de la prima lună de implementare. Dar lumea astăzi este în schimbare accelerată. Provocările de business de acum pot fi foarte diferite de cele de peste șase luni sau un an, astfel că e necesar ca soluția BI să se transforme și ea în timp, pe măsura maturității afacerii. Soluția BI este un partener de cursă lungă! Așadar, când decideți ce soluție să implementați, alegeți cu grijă. Căutați o soluție BI care să fie nu numai suficient de puternică, dar și flexibilă și să aibă un TCO (Total Cost of Ownership) redus. Ca regulă generală, gândiți-va proiectul de BI pe o perioadă de trei ani.

Club IT&C: Multe organizaţii au provocări comune de afaceri. Au ele și aceleași nevoi de BI ?
Ionuț Toader: Dacă privim lucrurile în ansamblu, atunci se poate spune că organizațiile au nevoi comune de analiză și raportare. Spre exemplu, cam toate implementările echipei Relevance conțin analize de vânzări și de financiar. Însă dacă privim mai în detaliu soluțiile BI dezvoltate o să constatăm diferențe consistente de abordare de la o organizație la alta, chiar și atunci când sunt în același domeniu de activitate. Și e în regulă să fie așa. Oamenii sunt diferiți, provocările specifice organizației din care fac parte sunt diferite și vor avea nevoi diferite în ceea ce privește soluția de Business Intelligence.

Club IT&C: Unii vendori BI se concentrează pe prezentarea de grafice, culori şi efecte. Sunt acestea cele mai importante aspecte? Ar trebui să treacă la exploatarea modelelor predictive şi a capabilităţilor de tip machine learning?
Ionuț Toader: Liderii organizatiilor ar trebui să nu uite scopul pentru care e nevoie de implementarea unei soluții BI, ca să nu se lase amăgiți de animații sau culori interesante. Ei au nevoie de decizii corecte în timp cât mai scurt și de punerea lor în execuție. În acest fel își maximizează șansele de succes și reduc riscurile de business. Astfel, întrebarea ce trebuie pusă de fiecare dată în fața oricărei soluții BI este: mă ajută PE MINE să devin mai bun în luarea deciziilor și implementarea lor?
Eu aș sacrifica oricând culorile și efectele dacă aceasta înseamnă că obțin eficiență sporită. Însă nu trebuie diminuat nici rolul unei interfețe bine echilibrate, cu un aspect vizual atrăgător. O interfață grafică bine proiectată va ajuta utilizatorul să înțeleagă mai bine și mai repede datele cu care lucrează. În ceea ce privește modelele predictive și capabilitățile de machine learning, acestea sunt interesante, dar nu se potrivesc în orice companie. Recomandarea mea este ca organizațiile să-și rezolve, în primul rând, necesitățile de bază în ceea ce privește soluția BI. După ce vor fi utilizat cu succes soluția BI o perioadă de timp, vor putea lua o decizie mult mai bine informată cu privire la modul în care pot obține beneficii concrete prin capabilități precum cele de modelare predictivă și machine learning.

Club IT&C: Oferirea multor platforme BI ca serviciu pot face ca instrumentele BI să devină mai accesibile?
Ionuț Toader: Discuția despre utilizarea unei soluții BI ca serviciu sau ca instalare pe servere locale, on premise, are de-a face cu doi factori: unul financiar și celălalt psihologic. Din punct de vedere financiar poate că este tentant să plătești un abonament lunar sau anual și să nu mai ai grija licențelor și hardware-ului, dar nu este neapărat mai ieftin decât o instalare pe propriile servere. Eu cred că fiecare companie trebuie să își facă bine calculele înainte de a lua o decizie. Dacă are deja oamenii și echipamentele necesare, e posibil să îi fie mai bine să lucreze cu o instalare locală de soluție BI. Pe de altă parte, mai este și factorul psihologic: am încredere să mut datele la un furnizor? La ce riscuri mă expun?

Club IT&C: Utilizatorii au tendinţa de a respinge utilitatea instrumentelor BI din pricina înţelegerii limitate a ceea ce pot face astfel de instrumente pentru a ajuta afacerea. Cum pot fi convinşi că acestea nu sunt supraevaluate şi lipsite de valoare?
Ionuț Toader: Rezistența la schimbare este prezentă în orice implementare de software și soluțiile BI nu fac excepție. Cu toate acestea cred că soluțiile BI sunt mai bine primite de utilizatori atunci când sunt bine implementate. Și asta pentru că soluția BI poate fi personalizată pe necesitățile fiecărui utilizator. Altfel spus, BI-ul nu e ceva abstract, ci direct utilizabil zi de zi. Când ești om de vânzări și soluția BI te ajută să vinzi mai mult, e greu să o respingi, nu? Privind din experiența celor câteva sute de proiecte implementate în cei 12 ani ai Relevance, un rol extraordinar în promovarea soluției BI în rândul utilizatorilor îl au managerii
lor direcți. Ei cunosc bine oamenii cu care lucrează, provocările cu care se confruntă și le pot oferi îndrumarea necesară pentru ca împreună, ca echipă, să își crească performanța. E suficient să se vadă primele reușite pentru ca utilizarea BI să devină contagioasă.

Club IT&C: Multe organizaţii au trecut de la stocarea datelor în diferite formate pe serverele proprii la stocarea de date în centre de date diferite. Stau diferenţele între sursele de date în calea BI?
Ionuț Toader: Pentru solutiile BI moderne nu mai este o provocare atât de mare să acceseze surse de date diferite, oriunde ar fi ele localizate. Însă felul în care este abordată armonizarea surselor este diferit de la un vendor la altul. De multe ori se apelează la construirea unui Data Warehouse (DWH) înainte ca datele să ajungă în soluția BI. Însă sunt și soluții, cum este QlikView și Qlik Sense, unde există și posibilitatea de a lucra direct cu sursele de date, fară a mai trece printr-un DWH.
Oricum ar fi însă, stocarea datelor în diferite locuri nu este o piedica în implementarea unui BI.

Club IT&C: Cui ar trebui oferită şi explicată prezentarea platformei BI în cadrul unei organizaţii?
Ionuț Toader: Chiar dacă e privit ca un instrument de suport decizional și deciziile sunt apanajul managerilor, soluțiile BI nu sunt doar pentru manageri. Ba aș sublinia faptul că cei mai mulți utilizatori nu sunt managerii, ci oamenii de execuție: agenți de vânzări, oameni din marketing, controlleri financiari, oameni din logistica și resurse umane, de la achiziții, din IT sau altele. Fiecare dintre ei contribuie la bunul mers al companiei. Iar o soluție BI personalizată până la nivel de individ înseamnă eficientizarea companiei în întregul ei, pornind chiar de jos, de acolo de unde începe lanțul de creare a valorii pentru companie. Noi, la Relevance, consideram ca e important ca platforma BI sa fie prezentată managerilor dar testată pe un caz real împreună cu viitorii utilizatori ai soluției. Realizarea unui proiect demonstrativ de mici dimensiuni îi ajută pe cei implicați să cunoască atât soluția BI cu beneficiile și costurile aferente, dar și calitatea serviciilor echipei de implementare a furnizorului.

Sursa: Interviu — September 28, 2016, Club ITC